Datenschutz

Verantwortlicher

Schulschach NRW, Portalredaktion. Die aktuellen Kontaktwege sind auf der Kontaktseite veröffentlicht.

Rechte der betroffenen Personen

Ihr habt jederzeit das Recht auf kostenlose Auskunft über die zu eurer Person gespeicherten Daten sowie auf Berichtigung, Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung dieser Daten, soweit keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht entgegensteht. Wo technisch möglich, könnt ihr eure Daten auch in einem gängigen Format übertragen bekommen. Wendet euch dafür an die Kontaktseite des Portals. Unabhängig davon besteht ein Beschwerderecht bei der zuständigen Aufsichtsbehörde, der Landesbeauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen (LDI NRW).

Verarbeitung bei der Turnieranmeldung

Beim Absenden werden Schuldaten, Kontaktdaten der betreuenden Person, Turnierauswahl, Mannschaftsangaben und die Spielerliste in einer serverseitigen Datenbank gespeichert. Die Spielerliste enthält Name, Geburtsjahr, Jahrgangsstufe, Geschlecht sowie optional DSB-/FIDE-Kennung und Wertungszahlen. Die Daten werden ausschließlich zur Organisation der gewählten Schulschachveranstaltung verwendet und nur der zuständigen Turnierleitung und der zentralen Portalverwaltung bereitgestellt.

Benachrichtigung der Turnierleitung per E-Mail

Nach einer neuen Anmeldung, nach einer Änderung durch die Schule und nach einer Abmeldung sendet das Portal den aktuellen Stand der Meldung per E-Mail an die zentrale Portalverwaltung und an die Turnierleitung des jeweiligen Turniers. Die Nachricht enthält dieselben Angaben wie die Anmeldung: Schule, Kontaktdaten der betreuenden Person, Mannschaften und die Spielerliste. So kann die Turnierleitung das Turnier vorbereiten, und die Meldungen bleiben auch bei einem technischen Ausfall des Portals erhalten. Empfänger sind ausschließlich Personen, die die Meldung auch im geschützten Verwaltungsbereich einsehen dürfen. Sie sind angewiesen, die Nachrichten nicht weiterzugeben und nach Abschluss des Turniers zu löschen. Der Versand erfolgt als gewöhnliche E-Mail.

Turnierbezogene Kommunikation

Die bei der Anmeldung angegebene Kontakt-E-Mail-Adresse darf die zuständige Turnierleitung verwenden, um organisatorische Fragen zum jeweiligen Turnier zu klären (z. B. Terminänderungen, Rückfragen zur Mannschaft, Hinweise zum Ablauf). Dafür kann sie sich im geschützten Verwaltungsbereich eine Liste der Kontaktadressen aller aktiven Anmeldungen eines einzelnen Turniers anzeigen lassen; abgesagte Anmeldungen sind davon immer ausgeschlossen. Diese Liste ist ausschließlich für berechtigte Admin-Konten erreichbar und wird nicht automatisch in eine allgemeine, turnierübergreifende Verteilerliste oder einen Newsletter übernommen. Ein Newsletter ist derzeit nicht Teil des Portals.

Freiwillige Wertungszahlsuche

Die DWZ-Suche startet nur nach einem Klick. Gesucht wird auf unserem Server in einer Kopie der DWZ-Liste, die der DSB zum Herunterladen bereitstellt und die wir einmal pro Woche neu laden. Die Kopie enthält zu den dort geführten Vereinsmitgliedern Name, Geburtsjahr, Geschlecht, Verein, DWZ, FIDE-ID und Elo; wir verwenden sie nur für diese Suche und zur Prüfung gemeldeter Wertungszahlen. Mit jedem Abruf wird die Kopie vollständig ersetzt; gelingt ein Abruf nicht, bleibt der letzte Stand bis zum nächsten gelungenen Abruf bestehen. Die Kopie ist in den Datensicherungen des Portals enthalten. Wird ein Treffer mit FIDE-ID ausgewählt, ruft der Server zusätzlich die aktuelle Standard-Elo von der offiziellen FIDE-Spielerkarte ab und speichert das Ergebnis für höchstens 24 Stunden zwischen. Die Anmeldung ist auch ohne Wertungszahlsuche möglich.

Daten von Minderjährigen

Für die Turnierorganisation werden personenbezogene Daten minderjähriger Teilnehmerinnen und Teilnehmer verarbeitet. Dabei wird nur das Geburtsjahr anstelle des vollständigen Geburtsdatums erhoben. Zugriffsrechte im Verwaltungsbereich begrenzen die Einsicht auf die jeweils zuständige Turnierleitung und die zentrale Portalverwaltung; dasselbe gilt für die oben beschriebenen E-Mail-Benachrichtigungen.

Speicherdauer und Löschung

Personenbezogene Daten werden nur so lange aufbewahrt, wie sie für Turnierorganisation, Ergebnisabwicklung und erforderliche Nachweise benötigt werden. Schulen können eine Mannschaft mit Bestätigungscode und Kontakt-E-Mail abmelden. Löschanfragen können zusätzlich an die zuständige Turnierleitung gerichtet werden.

Sicherungskopien

Vor endgültigen Löschvorgängen kann eine geschützte Sicherungskopie angelegt werden, um versehentliche Datenverluste abzufangen. Sicherungen sind nicht öffentlich erreichbar, unterliegen denselben Zugriffsbeschränkungen wie die laufende Datenbank und werden in die betrieblichen Löschfristen einbezogen.

Gästebuch

Im Gästebuch werden Anzeigename, Beitrag sowie freiwillig Schule oder Organisation und Ort gespeichert. Eine E-Mail-Adresse wird nicht erhoben. Beiträge sind zunächst nur für die zentrale Moderation sichtbar und werden erst nach ausdrücklicher Freigabe veröffentlicht. Bitte keine Namen oder sonstigen persönlichen Angaben von Schülerinnen und Schülern eintragen.

Zugriffsdaten und Server-Logfiles

Der Webserver dieses Portals (beziehungsweise unser Hosting-Anbieter) protokolliert jeden Abruf in sogenannten Server-Logfiles. Zu diesen Zugriffsdaten gehören: abgerufene Seite oder Datei, Datum und Uhrzeit des Abrufs, übertragene Datenmenge, Meldung über den erfolgreichen Abruf, Browser und Betriebssystem, Referrer (die zuvor besuchte Seite) und IP-Adresse. Die Protokolle dienen nur dem Betrieb und der Sicherheit des Portals sowie zusammengefassten Statistiken, zum Beispiel Abrufe je Seite oder nach Land und Region. Sie werden nicht mit Anmeldedaten zusammengeführt und nicht für Werbung oder Besucherprofile ausgewertet. Nach rund zwei Wochen werden sie automatisch gelöscht. Bei konkreten Anhaltspunkten für eine rechtswidrige Nutzung können sie nachträglich geprüft werden.

Datensparsamer Aufrufzähler

Für öffentliche Informationsseiten wird je Seite und technisch notwendiger Sitzung höchstens ein Aufruf als zusammengefasste Zahl gezählt. Der Zähler selbst speichert keine IP-Adressen, Browserkennungen, Referrer oder individuellen Besuchsverläufe. Verwaltungs-, API- und Anmeldeformulare fließen nicht in den Zähler ein.

Technisch notwendige Session

Die Anwendung verwendet eine technisch notwendige PHP-Session, um Formulare gegen gefälschte Anfragen zu schützen und die Bestätigungsseite anzuzeigen. Es werden keine Analyse- oder Marketing-Cookies eingesetzt.